OPTIMALISASI PENERAPAN REKAM MEDIS ELEKTRONIK TERHADAP PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN DI UPTD PUSKESMAS PANDAK I Disusun oleh Pandhi Gafari Adji Lesmana, A.Md.RMIK

1. Latar Belakang Isu Kegiatan

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebutPuskesmas adalah fasilitaspelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkatpertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menanggulangi timbulnyamasalah kesehatan dengan sasaran keluarga,kelompok, dan masyarakat. Sedangkan Upaya KesehatanPerseorangan (UKP) adalah suatu kegiatandan/atau serangkaian kegiatanpelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan, pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakitdan memulihkan kesehatanperseorangan.Salah satu fungsi puskesmas adalah pelayanan medik dasar yang lebih mengutamakan pelayanan kuratif, dan rehabilitatif dengan pendekatan individu dan keluara yang pada umumnya melalui upaya rawat jalan dan rujukan.

Menurut Permenkes No 24 tahun 2022 Rekam Medis Elektronik adalah Rekam Medis yang dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang diperuntukkan bagi penyelenggaraan Rekam Medis. Dan pada Permenkes No 24 tahun 2022 pasal 45 menyebutkan bahwa seluruh Fasilitas Pelayanan Kesehatan harus menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteriini paling lambat pada tanggal31 Desember 2023. Dengan penerapan rekam medis elektronik diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan dan pengelolaan Rekam Medis, menjamin keamanan, keutuhan dan ketersediaan data Rekam Medis dan serta mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan Rekam Medis yang berbasis digital dan terintegrasi.

Kegiatan penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik di UPTD Puskesmas Pandak I menggunakan aplikasiberbasis website yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kabupaten Bantul yang bernama Digital Goverment Service (DGS) Kesehatan. Kegiatanrekam medis elektronik terdiri atas: registrasi pasien, pendistribusian data rekam medis elektronik, pengisianinformasi klinis, pengolahan informasi rekam medis elektronik, penginputan data untuk klaimpembiayaan, penyimpanan rekam medis elektronik, penjaminan mutu rekam medis elektronik, dan transfer isi rekam medis elektronik

Berdasarkan pengamatan dalam pelaksanaan kegiatan rekam medis di UPTD Puskesmas Pandak I terdapat beberapa isu yang terjadi. Adapun isu-isu tersebutdiantaranya sebagai berikut :

1. Penerapan rekam medis elektronik dalam pelayanan terhadap pasien belum optimal

Kegiatan penyelenggaraan Rekam Medis menurut PermenkesNo. 24 Tahun 2022 terdiri atas: registrasi Pasien, pendistribusian data Rekam Medis Elektronik, pengisianinformasi klinis, pengolahan informasi Rekam Medis Elektronik, penginputan data untuk klaim pembiayaan, penyimpanan Rekam Medis Elektronik, penjaminan mutu Rekam Medis Elektronik, dan transfer isi Rekam Medis Elektronik.

Di UPTD Puskesmas Pandak I mulai menyelenggarakan uji coba rekam medis elektronik pada pertengahan bulan Agustus 2022. Uji coba tersebut dilaksanakan secara bertahap dimulai dari pendaftaran dan poliklinik batuk ( infeksius ), padaawal bulan September 2022 dilakukanuji coba di poliklinik gigi dan fisioterapi. Untuk poliklinik umum dan KIA belum bisa diterapkan secara optimal karenaketerbatasan tenaga kesehatan dan sarana prasarana.

Gambar 2.1 Ruang periksabelum terdapat komputer

2. Nomor antrian belum berfungsi secara optimal

Di era digitalisasi saat ini diharapkan untuk mengurangi penggunaan kertas atau meniadakan pengunaan kertas sama sekali.Nomor antrian di UPTD Puskesmas Pandak I sejatinyasudah terhubung dengan Sistem InformasiManajemen Puskesmas (DGS Kesehatan). Namun faktanya pemanggilan pasien masih dilakukansecara manual yaitu dengan memanggilnama pasien yang terkadang menyulitkan perawat maupun pasien. Misalnya jika ada pasien dengan nama yang sama pada saat itu. Setelahpasien terpanggil nomorantrian hanya dibuang dan tidak memiliki nilai yang lebih. Maka dari itu nomor antrian perlu di desain ulang agar memiliki nilai yang lebih dalam pelayananpasien guna mendukungrekam medis elektronik dan untuk mengurangi penggunaan kertas dalam pelayanan.

3. Pelayanan Fast track untuk pasien berkebutuhan khusus belum optimal 

Pelayanan untuk pasien yang berkebutuhan khusus di UPTD Puskesmas Pandak I masih dilayani seperti pasien lainnya. Untuk pasien yang kesulitan berjalan juga belum disediakan kursi roda di bagian pintumasuk puskesmas

Gambar 2.2 Pintu masuk puskesmas belumdisediakan alat bantu jalan

Berkas rekam medis rawat jalan yang telah diretensipada tahun 2019 belum dimusnahkan

Berkas rekam medis rawat jalan yang telah diretensi sudah disimpan lebih dari batas waktu dalamPermenkes No 269 tahun 2008 yaitu selama2 tahun.

Gambar 2.3 Penyimpanan berkas rekam medis inaktif

Belum tersedianya back up data jika terjadi gangguan pada Sistem InformasiManajemen Puskesmas ( DGS Kesehatan)

Fasilitas Pelayanan Kesehatan yang melakukan penyimpanan melalui media penyimpanan berbasis digital wajib memiliki cadangan data (backup system).Cadangan data (backupsystem) dilaksanakan denganketentuan:

1. diletakkan pada tempat yang berbedadari lokasi FasilitasPelayanan Kesehatan;
2. dilakukan secara periodik;dan
3. dituangkan dalam standar prosedur operasional masing-masing Fasilitas Pelayanan Kesehatan. Setelahmelakukan identifikasi isu, hal yang selanjutnya dilakukanadalah memahami isu tersebut secara utuh kemudian dengan menggunakan kemampuan berpikir konseptual mencarialternatif jalan keluar pemecahan isu yang telah ditemukan. Alat bantu penetapankriteria isu yang akan dipakaiadalah dengan menggunakan metode Analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG)yaitu salah satu metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Pada tahap ini masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan dampaknya.Bila telah didapatkan jumlah skor maka dapat menentukan prioritas masalah.Langkah skoring dengan menggunakan metode USG adalah membuat daftar akar masalah, membuat tabel matriks prioritas masalah dengan bobot skoring 1-5 dan nilai yang tertinggi sebagaiprioritas masalah. Untuk lebih jelasnya,pengertian urgency, seriousness, dan growth dapat diuraikan sebagaiberikut (Kotler dkk, 2001):
4. Urgency : Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan dihubungkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tuntuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi.
5. Seriousness : Seberapa serius isu perlu dibahas dan dihubungkan dengan akibat yang timbul dengan penundaanpemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalahlain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu dimengerti bahwadalam keadaan yang sama, suatu masalah yang dapat menimbulkan masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri.
6. Growth : Seberapakemungkinan-kemungkinannya isu tersebutmenjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan.

Tabel 2.1 Analisis penetapanisu dengan metodeUSG

Keterangan:

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa prioritas masalahterdapat pada Penerapan Rekam Medis Elektronik Terhadap Pelayanan Kepada Pasien Belum Optimal. Langkah selanjutnya adalah melakukan analisismenggunakan fishbone diagram. Fisbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek masalah, dan menganalisis masalah tersebut. Adapun fishbone diagram adalah sebagai berikut:

Gambar 2.4 Diagram fishbone penyebab penerapan rekam medis elektronik terhadap pelayanan pasien belum optimal

Dari analisis menggunakan Fishbone Diagram diatas, penyebab terjadinya isu dapat diuraikan sebagai berikut :

1. MAN ( Manusia )                                                                                                                          Masih terdapat tenaga kesehatan yang belum terbiasamengoperasionalkan komputer               Dalam hal ini dikarenakan untuk tenaga kesehatandi UPTD Puskesmas Pandak I masih bingung dengan menu apa sajakah yang ada pada rekam medis elektronik dan apa saja fungsinya serta bagaimana menggunakannya secara benar.
2. MACHINE ( Mesin /Alat )                                                                                                                                                                                           Jumlah perangkat komputer belum mencukupi                                                                                                                                                                                                                                 Karena terbatasnya jumlah komputer di UPTD Puskesmas Pandak I mengakibatkan ada poliklinik yang belum bisa menerapkan rekam medis elektronik, sehingga penerapan rekam medis elektronik tidak optimal.
3. Material ( Bahan )                                                                                                                                                                                       Software belum mengakomodasi sesuai kebutuhan pengguna                                                                                                                                                                        
4.  Masih ada beberapa laporan yang belum bisa diakses melalui rekam medis elektronik.
5. METHODE ( Metode)                                                                                                                                                                                                                                                                         Evaluasi dan pengawasan penanggungjawab entry masih sulit, karena setiap tenaga kesehatan beum memiliki akun.             Setiap tenaga kesehatanbelum memiliki akun. Dalam penerapan rekam medis elektronik, mereka hanya menggunakan 1 akun untuk digunakanbersama-sama, sehinga mengakibatkan evaluasi dan pengawasan terhadap penanggungjawab entrymenjadi sulit
6. Belum adanya regulasi tentang penggunaan rekam medis elektronikSK ataupun SOP dalam penerapanrekam medis elektronikbelum dibuat oleh UPTDPuskesmas Pandak I.